10 sfaturi pentru externalizarea activitatilor firmei

Din fericire, in zilele noastre nu mai este nevoie sa pierzi timp si bani pentru a angaja full time, in-house personal care sa munceasca pentru firma ta. In schimb, poti externaliza proiecte specifice sau care se desfasoara in mod continuu catre furnizori de servicii.
Acest lucru se poate dovedi a fi foarte eficient, atata timp cat stii cum sa iti comunici in mod clar nevoile. In caz contrar, vei cheltui mai multi bani si nu vei primi ce iti doresti.
Iata o lista cu 10 sfaturi practice, care te vor ajuta sa ai o experienta pozitiva cu outsourcingul pentru compania ta.
1. Creeaza ghiduri ‘cum sa...’ pentru toate sarcinile repetitive. Documentarea tuturor activitatilor faciliteaza externalizarea lor sau predarea acestor documente unui angajat.
Cel mai simplu mod de a face acest lucru este sa creezi aceste user guide-uri pe masura ce indeplinesti sarcinile. Avantajul este ca vei intocmi documentul o singura data, versus explicarea fiecarui pas din cadrul sarcinii respective de fiecare data angajatilor sau partenerilor.
2. Include intotdeauna un titlu de proiect clar si descriptiv atunci cand soliciti unui angajat sau unei firme de outsourcing sa indeplineasca o sarcina.
3. Mentioneaza data limita pentru indeplinirea sarcinii in titlu, precum si in textul documentului.
4. Incepe orice solicitare referitoare la indeplinirea unei sarcini cu o scurta ‘trecere in revista’ a ceea ce incerci sa obtii.
5. Utilizeaza ‘bullets’ sau numere atunci cand enumeri pasii, pentru a reflecta ordinea in care trebuie sa fie efectuate sarcinile. Detaliaza fiecare pas.
6. Trimite solicitarea pentru fiecare sarcina sau proiect intr-un email separat. Nu trimite niciodata doua proiecte diferite intr-un singur email.
7. Fii un project manager activ.
Externalizarea (outcourcingul) nu inseamna ca odata ce transmiti un proiect catre un specialist, munca ta este complet terminata. In cele din urma, trebuie sa te asiguri ca totul se desfasoara potrivit cerintelor si nevoilor tale. Asadar, verifica activitatile externalizate in mod regulat si comunica orice fel de modificari necesare pentru ca sarcinile sa fie efectuate asa cum iti doresti.
8. Specifica numarul maxim de ore sau de bani. Astfel, eviti sa platesti o factura neasteptat de mare.
9. Stabileste detaliile referitoare la modul si perioada in care doresti sa primesti rapoarte sau actualizari privind modul in care decurg sarcinile si proiectele externalizate.
10. Pune la punct toate detaliile la telefon. Desi este bine sa trimiti in scris solicitarile pentru rapoarte si activitati, uneori este bine sa vorbesti la telefon sau fata-in-fata.